W połowie lutego odbyła się w Katowicach kolejna edycja śląskiego hackathonu pod nazwą HACKSILESIA#2. Tym razem przez 24 godziny programiści i projektanci tworzyli aplikacje dla organizacji pozarządowych, by wspólnie zrobić coś dobrego. Miesiąc później, kiedy emocje już opadły i czas pozwolił na wyciągnięcie wniosków, usiadłam z Anią Krawczyk, jedną z organizatorek, by porozmawiać o tym jak organizuje się tego typu imprezy. Zapraszam do lektury, zwłaszcza jeśli sama/sam chcesz zorganizować podobne wydarzenie.


Ela Ustupska: HackSilesia #2 za Tobą. Czy organizacja takiego wydarzenia to liga tylko dla superbohaterów?
Anna Krawczyk: Zdecydowanie nie. Wydaje mi się, że czynnikiem, który odgrywa kluczową rolę przy organizowaniu takich imprez, jest czas. Ja osobiście miałam największy problem właśnie z takim ułożeniem sobie wszystkich obowiązków, którymi zapełniony jest nasz dzień, aby wykroić kawałek na zajęcia związane z hackatonem.

EU: Skoro już o kawałkach mowa… Mnie ostatnio kawałki kojarzą się głównie z ciastem, więc podaj proszę taki przepis na ciasto zwane hackatonem.
AK: Czas, organizatorzy, entuzjazm, a przede wszystkim zaangażowanie. To ostatnie brzmi jak coś oczywistego, ale to jest kluczowy element. Zaangażowanie pociąga za sobą inne elementy – osoba zaangażowana automatycznie odpowiednio ustawia sobie priorytety, wygospodarowuje czas. Jeśli wszystko nad czym pracujesz jest na pierwszym miejscu, to trudno pogodzić cokolwiek. Do tego ciasta dodałabym jeszcze rozsądek. To składnik na miarę proszku do pieczenia. Takiego proszku dodaje się mało, on się gubi w tej mące, ale jak go nie ma to wychodzi jedynie zakalec. A w szale entuzjazmu można o tym zapomnieć. To bardzo ważne, aby ważyć siły na zamiary. Pamiętać o przyziemnych kwestiach, takich jak ilość ubikacji na ogólną liczbę uczestników… Natomiast podstawowym składnikiem, taką mąką, jest odpowiedź na pytanie dlaczego się to wszystko robi. Za tym idzie cała reszta. Za tym idą ludzie, którzy są zaangażowani, za tym idą tematy, za tym idą sponsorzy. Myślę, że w naszym przypadku to właśnie ta odpowiedź „po co” i „dla kogo” spowodowała, że ta edycja była naprawdę udana.


HackSilesia#2. Praca w ekipach nad projektami dla NGO.
Praca w ekipach nad projektami dla NGO. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: Czy to było wspólne „dlaczego” czy też każdy miał swoje własne „dlaczego”?
AK: Jasne, że każdy będzie mieć jakieś swoje „dlaczego”, ale przy okazji takiej imprezy wspólne „dlaczego” musi się pojawić. Ludzie mają różne powody, dla których angażują się w takie przedsięwzięcia. Ty robisz hackaton bo lubisz się bawić, ja – bo lubię programować, ktoś inny – bo ma wolną sobotę. Jednak to „dlaczego”, które chcemy pokazywać światu w komunikacji związanej z wydarzeniem musi być wspólne.

EU: W jaki sposób ustaliliście takie wspólne stanowisko?
AK: Cel pojawił się zaraz na samym początku. Już wówczas zdecydowaliśmy, że robimy ten hackaton dla organizacji pozarządowych. Kamil wymyślił nasze hasło “for the greater good”, dla większego dobra. To hasło bardzo dobrze określiło „dlaczego” tego hackatonu. Chcieliśmy pomóc tym, którzy pomagają innym.

EU: Jest takie powiedzenie „gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”. Wy organizowaliście tę imprezę w składzie kilkuosobowym. Jak Wam się razem pracowało?
AK: My akurat pracowaliśmy w sześć osób. Potem dołączyła do nas jeszcze Justyna, więc na finiszu było nas siedmioro, w tym cztery kobiety, co jest bardzo fajne i ważne. Od początku każdy miał wyznaczoną swoją działkę. Do zadań było przydzielonych zazwyczaj po parę osób, ale każdy się określał co może i na kiedy. Teraz myślę, że to była idealna liczba osób do organizacji takiego eventu.

EU: Organizując ten hackaton oparliście się o grupę znajomych, o ludzi z Hackerspace Silesia i Women in Technology. Działamy wspólnie, więc w sumie wszyscy już się znamy dość dobrze. A co byś zrobiła gdybyś była zupełnie nowa w środowisku i nie miała takiej grupy pod ręką. Gdzie szukałabyś osób do pomocy?
AK: To dość trudne pytanie, bo szczerze mówiąc, nie wydaje mi się, aby dziś było możliwe funkcjonowanie poza środowiskiem – jakkolwiek to brzmi.


Ania i Marek prezentują listę projektów.
Ania i Marek prezentują listę projektów. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: Uważasz, że wszyscy, którzy są w jakiś sposób związani z IT, biorą udział w takich eventach i są aktywni towarzysko i społecznie?
AK: Wydaje mi się, że wszyscy należą do jakieś branżowej społeczności. Takie są moje doświadczenia i dlatego sądzę, że absolutnie każdy naturalnie się angażuje w jakiś sposób, chociażby dlatego, że ten jest znajomym tego, tamten tamtego i tak naturalnie tworzą się sieci powiązań. Odkąd sama zaczęłam działać, liczba moich znajomych wzrosła w niesamowitym tempie. Zanim zdecydowałam się pójść do Hackerspace Silesia, obserwowałam tego typu społeczności. Nie tylko Hackerspace, ale też Geek Girls Carrots, Women in Technology, itp. Zatem gdybym dopiero startowała, to zwróciłabym się po prostu do jednej z takich grup o pomoc w postaci kontaktów czy opinii. Myślę, że wielu ludzi tak robi. Pojedyncze osoby, które jeszcze nie funkcjonują sami w takiej sieci lub funkcjonują w zupełnie innych tematycznie sieciach, zwracają się do nas o taką pomoc. Uważam, że jeśli ktoś chce się zaangażować w jakieś działanie, to jest to bardzo naturalne i sama tak wcześniej robiłam.

EU: Postawiłaś dość odważną tezę, mówiąc że wszyscy są zaangażowani w takie społeczności. Wydaje mi się, że możesz ulegać złudzeniu, bo wszyscy twoi znajomi tak robią i się angażują.
AK: Możliwe. Ostatnio dość często odnoszę wrażenie, że jestem w takiej bańce. W sumie wszyscy jesteśmy trochę w takich bańkach, które ograniczają nasz punkt widzenia.

EU: Sama obserwuję to nasze katowickie środowisko, odkąd zaangażowałam się w działalność Women in Technology. Zauważam, że grupa osób, które przychodzą na eventy i angażują się w jakieś działania, jest stosunkowo niewielka – na różnych imprezach pojawiają się te same twarze. Może Twoje wnioski wynikają z tego, że ty osobiście masz ogromną łatwość nawiązywania kontaktów?
AK: Coś w tym jest na pewno. Kiedyś usłyszałam, że byłabym w stanie zintegrować się nawet w więzieniu o zaostrzonym rygorze. Natomiast ja osobiście dopóki nie zaczęłam odczuwać palącej potrzeby włączenia się w takie działania i aktywnego wejścia w to środowisko, to wystarczało mi tylko obserwowanie. Ale i tak czułam się częścią tych społeczności. Zawsze miałam takie poczucie, że jeśli będę czegoś potrzebować od tych społeczności to mogę się do nich zwrócić. Nie wyobrażam sobie, żeby Hackerspace komuś odmówił pomocy, bo nie znają tej osoby. To tak nie działa. Te grupy są bardzo otwarte. Nawet jeśli do nich formalnie nie należysz, to możesz do nich przyjść.

EU: Podkreśliłaś wcześniej, że wśród organizatorów były aż cztery kobiety. Czy zauważyłaś jakąś różnicę w podejściu do organizacji takich imprez pomiędzy kobietami a mężczyznami?
AK: Ja myślę, że w takiej grupie każda osoba, bez względu na płeć, wnosi coś unikalnego od siebie.
Nie chciałabym przeceniać udziału kobiet w organizacji tej imprezy. Zespół, w którym pracowałam, był tak fajnie dobrany, że każdy wnosił swój punkt widzenia, wynikający z cech osobniczych, a nie związanych z płcią. To, co bardzo dobrze służy organizacji takich imprez, to spojrzenie z różnych perspektyw. To może być perspektywa programisty, projektanta, osoby zupełnie nie związanej ze środowiskiem, NGO, na linii kobieta-mężczyzna, osoba młoda – starsza. Taka różnorodność może zachodzić na kilku liniach. I to właśnie jest dla mnie wartością. Nasz zespół był różnorodny, bo byli w nim różni ludzie i każdy wnosił coś swojego, coś osobistego.


HackSilesia#2 Praca wre.
HackSilesia#2 Praca wre. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: Co konkretnie obejmują takie działania organizacyjne? Musieliście zaprosić uczestników, w tym programistów i projektantów. Musieliście pozyskać organizacje pozarządowe, które będą chciały w tym wziąć udział…
AK: Zaczęliśmy od sponsorów i przemyślenia tego, co możemy im zaoferować. Musieliśmy określić na ile możemy naszych sponsorów wpuścić w naszą przestrzeń, a ile tej przestrzeni chcemy zachować dla siebie. Ile wolności w decydowaniu chcemy zachować dla siebie, gdzie nikt nie będzie nam mówić co mamy robić. Potem zrobiliśmy stronę www i opracowaliśmy komunikację ze światem. Ustaliliśmy także lokalizację, ale ta w ostatniej chwili się zmieniła, powodując dość sporo dodatkowych i nieprzewidzianych komplikacji. Na szczęście wszystko się udało.

EU: W jaki sposób wybraliście sponsorów?
AK: Mieliśmy listę sponsorów z zeszłego roku. Do tych firm rozesłaliśmy sponsorpacki, czyli informacje na temat tego, co sponsor od nas otrzyma w zamian za określoną kwotę pieniędzy. Przykładowo, za 500zł firma będzie mogła wystawić swój pullup i rozdawać naklejki, a za większą kwotę dostanie możliwość krótkiej prezentacji swojej oferty na początku imprezy. (To są wymyślone przykłady.) W przypadku NGO-sów opracowaliśmy zaproszenie, w którym opisaliśmy na czym to wydarzenie będzie polegać. To zaproszenie rozesłaliśmy bardzo szeroko. Dodatkowo każdy z nas skierował je także do swoich znajomych.

EU: A czy czekaliście na odpowiedzi zanim wysłaliście kolejne zaproszenia?
AK: Nie, nie czekaliśmy.

EU: A co by było gdyby zainteresowanie udziałem w imprezie wyraziło zbyt wiele organizacji?
AK: Zrobilibyśmy pewnie jakąś selekcję. Każda organizacja miała zgłosić się do nas z jakimś problemem do rozwiązania. Jeśli byłoby to już funkcjonujące na rynku rozwiązanie to nie bralibyśmy takiego tematu. Na szczęście nie musieliśmy przeprowadzać takiej selekcji i mogliśmy przyjąć wszystkie tematy, które do nas dotarły. Już podczas pozyskiwania partnerów rozpoczęliśmy promowanie naszego wydarzenia. Spływały do nas odpowiedzi od sponsorów, zgłoszenia od organizacji, a my już ogłosiliśmy, że hackaton się odbędzie i kiedy, a także jaki będzie jego cel. Zaznaczyliśmy od razu, że nie jest to hackaton startupowy, bo nie chcieliśmy, żeby ludzie przychodzili z własnymi projektami do realizacji – chyba, że były związane z pomaganiem i działaniem trzeciego sektora. Razem ze stroną www ruszyła rejestracja. Mieliśmy już wtedy te podstawowe tematy ogarnięte, czyli sponsorów, partnerów i rejestrację uczestników. Wówczas mogliśmy przejść do szczegółów, czyli zamawiania gadżetów czy organizowania cateringu.


Kolacja podczas HackSilesia#2
Kolacja podczas HackSilesia#2. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: Jaka była skuteczność tych ofert, które rozsyłaliście?
AK: Wystarczająca :) Udało nam się pozyskać środki na pokrycie wszystkich potrzeb. Ofert i zapytań wysłaliśmy dość sporo, ale to chyba normalne. Wysłanie stu dodatkowych emaili więcej, nie kosztuje nic, poza czasem. W przypadku NGO ja osobiście spodziewałam się, że odzew będzie mniejszy. Myślę, że organizacje pozarządowe jeszcze nie do końca mają świadomość dobrodziejstw, jakie oferuje technologia. Ale już zaczęło się to zmieniać i to jest fajne, że dostrzegają ten potencjał.

EU: Czy w trakcie hackatonu udało się skończyć wszystkie projekty? Co się z nimi dalej dzieje?
AK: Jako organizatorzy nie mogliśmy wziąć odpowiedzialności za to, aby wszystkie projekty zostały zakończone i wdrożone. Dlatego bardzo nam zależało, aby osoby z NGO były obecne podczas imprezy i wzięły na siebie dalszą odpowiedzialność za ten projekt i kontynuowanie prac. Ja osobiście posiadam informacje tylko na temat kilku z tych projektów i ich dalszych losów. Jako koordynatorka na Śląsku Koduj dla Polski współpracuję z Rowerową Dąbrową, która była jedną z organizacji uczestniczących w HackSilesia #2. Podczas hackatonu projekt dla tej organizacji udało się dość mocno rozwinąć i teraz my w Koduj dla Polski staramy się ten temat pociągnąć. To jest apka rowerowa o nazwie Easy Rider. Można ją znaleźć na serwisie Koduj dla Polski, gdzie ma założoną podstronę projektu. Coraz więcej osób tam zagląda, więc sądzę, że ma szansę doczekać konkretnego wdrożenia. Fajnie by było, aby wszystkie te aplikacje ujrzały światło dzienne i jako koordynatorka Koduj dla Polski zamierzam za jakiś czas skontaktować się z poszczególnymi organizacjami, aby dowiedzieć się co tam się dalej podziało. Mam głębokie przekonanie, że wdrożona będzie także aplikacja Magiczne Pudełko, nad którą pracowali SuperBelfrzy i ekipa z WUD Silesia. Sądzę, że wdrożona będzie także aplikacja do monitorowania oddechu dla osób sparaliżowanych. Ja ze swojej strony proponowałam także naszym partnerom, aby przyszli na spotkania Koduj dla Polski, gdzie będą mogli uzyskać wsparcie w dalszej realizacji projektu.

EU: Ile osób wzięło udział w hackatonie?
AK: Było tam około 50 osób. Każdy kto się zarejestrował, mógł wziąć udział. Przy zgłoszeniu należało jedynie określić swoją rolę, czyli czy jest się programistą, grafikiem czy projektantem. Różnorodność była wystarczająca, aby w każdej ekipie można było realizować projekt.


HackSIlesia#2, krótka przerwa w pracy
HackSIlesia#2, krótka przerwa w pracy. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: W jaki sposób następuje podział na takie ekipy?
AK: Już na etapie rejestracji ludzie zgłaszają się całymi drużynami. Co prawda zgłoszenie wysyła się pojedynczo, ale zaznaczano, że np. te cztery osoby tworzą jedną ekipę. Było także kilka osób, które przyszły same i w trakcie imprezy dobrały się w drużyny. Zaczęliśmy od prezentacji tematów, podczas której NGOsy opowiadały o tym czego chcą, potrzebują, jaki mają problem. Wypisaliśmy wszystkie tematy na tablicy i pojedyncze osoby lub całe drużyny dopisywały się do poszczególnych projektów.

EU: Czy mieliście jakiś ściśle przestrzegany program?
AK: Bez programu ani rusz. Na takich wydarzeniach wszystkim lepiej funkcjonuje się w określonych ramach. Mieliśmy konkretnie ustalony plan całej imprezy. Zaczęliśmy od przywitania, prezentacji NGOsów, był też mini warsztat z projektowania i UX. Później był czas przewidziany na wybór tematów i formowanie się grup. Następnie rozpoczęliśmy kodowanie z przerwami na kolację, śniadanie i obiad. Zakończyliśmy prezentacją projektów, obradami jury i wręczeniem nagród.

EU: Rozumiem, że wy jako organizatorzy nie braliście udziału w samym kodowaniu, tylko doglądaliście czy wszystko odbywa się ok.
AK: Tak.

EU: A jak rozwiązaliście kwestie posiłków?
AK: Na kolację była pizza, która jest zupełnie niekłopotliwa. Rozdaje się pudełka i tyle. Na śniadanie były kanapki, zamówione w lokalu. Ponieważ był to zamówiony wcześniej catering, wszystko nam dowożono na konkretną godzinę. Na obiad dostaliśmy zupę w takich plastikowych pudełkach i drugie danie także w pojemniczkach. Każdy brał sobie swoją porcję i jadł, gdzie znalazł miejsce. Dbaliśmy jednak o to, aby to się odbywało w miarę płynnie, aby nikt nie musiał długo czekać na swoją porcję. Nie były to jednak eleganckie warunki jak w restauracji. To nie jest ten rodzaj imprezy. Atmosfera była luźna.


Uczestnicy podczas HackSilesia#2
Uczestnicy podczas HackSilesia#2. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: A jak z kwestią sprzątania? Toalety, łazienki? Uczestników było sporo, to chyba dość spore wyzwanie?
AK: No tak. Przyznam, że dość sporo przyłożyliśmy wagi do tego co zamawiamy do jedzenia :) Impreza odbywała się w naszym własnym lokalu, w Hackerspace Silesia. Sprzątaliśmy na bieżąco. Każdy z nas zwracał uwagę co się dzieje i jeśli coś zauważył, na przykład leżący śmieć, coś brudnego, rozlanego, że kosz trzeba już opróżnić, jakieś naczynia zmyć itp. to od razu się tym zajmował. Dzięki temu już po imprezie łatwiej było doprowadzić lokal do porządku.

EU: Jak promowaliście to wydarzenie?
AK: Byliśmy obecni na Facebooku, mieliśmy stworzone wydarzenie na meetup.com, a także własną stronę internetową. Promowali nas sponsorzy i nasi partnerzy w postaci NGOsów. Tutaj znowu w grę wchodzi ta społeczność, o której rozmawiałyśmy wcześniej. Dzięki niej promowały nas inne zaprzyjaźnione grupy i organizacje, takie jak chociażby Women in Technology, Hackerspace Silesia czy Koduj dla Polski. Informacje na temat eventu pojawiły się na serwisach, które zajmują się agregowaniem informacji o wydarzeniach w regionie. Promowały nas nawet firmy, których pracownicy zgłosili się do udziału w hackatonie. Zupełnie umknęły nam tradycyjne media. Do nich nic nie wysyłaliśmy. Dopiero ostatniego dnia wysłaliśmy prostą informację prasową, na skutek której przyjechała do nas TVP Katowice i zrobiła fantastyczny materiał. Na następne spotkanie Koduj dla Polski wpadł z wizytą pan – na oko zupełnie niezwiązany z branżą – w średnim wieku, bo usłyszał o nas właśnie w telewizji i chciał zobaczyć co my robimy. To jest świetne, że dzięki takim materiałom udaje się choć trochę zasypać przepaść między ludźmi, stworzoną przez bariery zarówno pokoleniowe, jak i kompetencyjne. Ja na co dzień pracuję w Urzędzie Gminy i często odwiedzam tereny wiejskie, sama zresztą mieszkam na wsi. Widzę, że tu ludzie mają zupełnie inne, bardzo przyziemne problemy. To pozwala mi wyjść z takiej bańki i zdać sobie sprawę, że nie wszyscy rozumieją co to jest kodowanie czy hackatony. Powoli dostrzegam, jak można to zmieniać i zwiększać świadomość. Chcę, aby jedni od drugich mogli się uczyć.


Ania Krawczyk udziela wywiadu TVP Katowice
Ania Krawczyk udziela wywiadu TVP Katowice. Foto: Emilia Chrobok / emilia.chrobok.eu


EU: Czy zatem to jest powód do promowania takich imprez? Pytam o to, bo tak na dobrą sprawę promocja przecież w ogóle nie była wam potrzebna. Mieliście już sponsorów, mieliście partnerów w postaci NGOsów. Uczestnicy rekrutowali się z waszej społeczności. Więc po co w takim razie promocja?
AK: Aby ludzie się dowiedzieli, że w ogóle są takie imprezy i że mają możliwość wziąć w nich udział. Lubię pokazywać ludziom, że coś mogą zrobić, nawet jeśli nigdy tego nie zrobią. Kiedyś prowadziłam zajęcia komputerowe dla seniorów. Pewnego razu pokazałam im portal Moje Państwo i chciałam popracować z nimi na BIP-ach (Biuletynach Informacji Publicznej). Uczestnicy tych warsztatów byli zszokowani, że tam są dostępne tak po prostu informacje o budżetach miast, o zarobkach posłów, o delegacjach, wzajemnych powiązaniach, cenach za jakieś zamówienia publiczne. Bali się, że zaraz przyjdzie nas aresztować policja. To było dla nich ogromne odkrycie. I takie imprezy jak hackatony postrzegam podobnie. Kiedy ktoś słyszy określenie „hackaton” to może sobie pomyśleć, że my prowadzimy jakieś działania przestępcze i okradamy banki. A my przecież tego nie robimy, zajmujemy się tam zupełnie czymś innym. Staramy się ułatwiać ludziom życie. Tylko ludzie muszą wiedzieć, że ktoś im to życie może ułatwić.


Więcej informacji: